Dichterbij de burger met doordachte communicatie

Burgers vertrouwen minder op instituties, meer op elkaar. Dat is de conclusie die de Rijksoverheid trekt uit cijfers van het CBS. Herken jij deze verschuiving? Ervaar je een kloof tussen jouw overheidsinstantie en de burgers? Lees hoe je deze overbrugt met doordachte communicatie.

Als professional bij een overheidsinstantie ben je dagelijks bezig met de burger. Toch ervaren inwoners en ondernemers deze betrokkenheid soms onvoldoende. Bijvoorbeeld als er een besluit wordt genomen dat niet aansluit op hun verwachtingen.

Hoe zorg je dat je ook op deze momenten in contact blijft met je achterban, dat je in dialoog blijft met de burger? Zodat hij vertrouwen houdt in zijn lokale of regionale overheid? Doe je voordeel met deze 5 praktische tips.

 

1. Stel een contentplan vast

Vergelijk de speerpunten van jouw gemeente, provincie, waterschap of andere overheidsinstelling met de typen content die je publiceert. Komen alle speerpunten voldoende tot uiting? Zie je kansen om strategische onderwerpen en belangrijke informatie breder te communiceren?

Verwerk de resultaten van deze vergelijking om een contentplan op te stellen. In dit plan leg je vast welke onderwerpen je belicht. En in welke contenttypen. Zo sluit je nog beter aan bij je achterban. Je engageert burgers en ondernemers in het beleid van jouw overheidsinstantie.

Mix van vormen

Online en offline media bieden verschillende kansen voor creatieve contentvormen. In printmedia kun je bijvoorbeeld een interviewartikel delen met daarin de visie van een nieuwe bestuurder. Of een maatschappelijk probleem belichten vanuit de burger, met daarbij een oplossing van jouw overheidsinstantie. Deze journalistieke content sluit aan bij het medium waarin het verschijnt. Daardoor hebben lezers aandacht en nemen ze de tijd voor jouw verhaal.

Video

Haal meer uit online media door met video te werken. Denk aan een vlog, een korte instructievideo of een verslaglegging. Dit kun je inzetten als ondersteunend beeldmateriaal of als uiting op zichzelf. Zo kun je een webblog of recensievideo plaatsen in een online redactioneel artikel. Dit maakt een complex onderwerp inzichtelijker.

Een vlog is een persoonlijke manier om in contact te komen met burgers. Maar er zijn risico’s: het kan afdoen aan autoriteit, de kwaliteit van het beeld kan afleiden van de boodschap en een matige vlogtechniek kan zorgen voor een onprettige kijkervaring. Zeker bij crisiscommunicatie is het belangrijk om hiermee rekening te houden. Begin daarom niet direct met vlogs verspreiden, maar neem de tijd voor de voorbereiding.

 

2. Kies een afwisselende contentmix

Met een contentplanning ligt er een goede basis om aan de slag te gaan. Een belangrijke vervolgstap is kiezen voor de juiste contentmix. Analyseer daarom of inwoners en ondernemers voldoende met de verschillende contenttypen in aanraking komen. En of je de meest effectieve communicatie inzet. Passen ze logisch bij het mediagedrag van jouw grote, gevarieerde achterban?

Kies passende media

Burgers zijn offline én online actief. Het is dus noodzakelijk om je content op beide plaatsen te delen. Uiteraard vragen specifieke onderwerpen om een bijpassende aanpak.

Wil je bijvoorbeeld de verbouwing van het station in jouw gemeente onder de aandacht brengen? Deel dan je plannen onder andere op een website met lokale nieuwtjes, zoals indebuurt.nl en de lokale krant. Stapt een belangrijk bestuurder op, of is er sprake van een andere crisis? Deel dit dan in ieder geval in de veelgelezen en -bekeken lokale en regionale kranten en op de regionale nieuwssites.

Blijf actief op social media

Zichtbaarheid op social media maakt jouw gemeente, provincie, waterschap of andere overheidsinstelling benaderbaar. Voor je volgers is het gemakkelijk om direct te reageren op jouw posts. Een ideaal middel om in te zetten als je meer burgerparticipatie wilt bereiken. Het kan zelfs goed zijn hiervoor een webcareteam op te zetten.

 

 

3. Structureer de uitvoering met een contentkalender

Het voordeel van een contentplan is dat je dit eenvoudig kunt vertalen in een kalender. Je weet welke onderwerpen je gedurende het jaar wilt belichten, dus kun je dit vooraf inplannen.

Is een speerpunt bijvoorbeeld veiligheid in een bepaalde wijk, dan kun je daarover tijdig content maken en klaarzetten voor publicatie. Zo ‘voed’ je jouw doelgroep met relevante informatie. En je laat de betrokkenheid van jouw overheidsorganisatie zien, over een langere periode van tijd.

De planning geeft je bovendien ruimte voor voorbereiding, waardoor de kwaliteit van jouw content toeneemt.

 

4. Reageer op nieuws

De dialoog aangaan op je verschillende communicatiekanalen bevordert participatie van burgers. Zij merken dat jouw overheidsinstelling oog heeft voor hun vragen. Dat je waarde hecht aan hun betrokkenheid.
Reageren op verhalen over jouw organisatie is een goede manier om met burgers in contact te blijven. Daarvoor is het belangrijk om de nieuwsupdates over jouw organisatie in de gaten te houden. Dit kan door een Google Alert in te stellen voor content over jouw overheidsinstantie.

Maak vervolgens afspraken over hoe je reageert op de verzamelde nieuwsfeiten. Met welke content, op welk medium en wie hiermee aan de slag gaat.

Trend: newsroom

Verschillende overheidsinstanties richten een newsroom in. Een speciale ruimte om het nieuws in de gaten te houden, dit intern te delen én accuraat op dit nieuws te reageren. Hierin staan schermen waarop alle nieuwszenders- en platformen te zien zijn. Van dit nieuws maak je een dagoverzicht in pdf. Dit bespreek je intern tijdens een vergadering.

Een newsroom is geen communicatieafdeling, maar het hart van een samenwerking tussen communicatie, dienstverlening en data-analyse. Verschillende afdelingen zijn hierin vertegenwoordigd. Zodat alle vragen van burgers bij elkaar komen én je daarop kunt inspelen met passende content.

 

5. Houd het contact persoonlijk

Om het contact actief en actueel te houden, is het dus belangrijk om met jouw content in te spelen op de vragen van de burgers. Een persoonlijke manier van communiceren versterkt dit contact.

Daarvoor zijn verschillende mogelijkheden. Bijvoorbeeld in live-video met reactiemogelijkheid, via een persoonlijk blog of column, met virtuele rondleidingen, webinars, workshops of speciale bijeenkomsten. Zo creëer je waardevolle overheidscommunicatie en zet je de stap naar meer burgerparticipatie.

 

Meer tips?

De komende tijd delen we meer tips voor overheidscommunicatie. Houd de informatiepagina in de gaten voor een verdiepend interview en een video met één van onze klanten in de overheidssector.

Door: Kees Reinders (directeur Local Sales, DPG Media)

Contact

Contact

Kom in contact met onze specialisten voor meer (vrijblijvende) informatie over onze mogelijkheden voor jou.

Kom in contact
Adverteren

Adverteren

Start vandaag nog met adverteren om je klanten te vertellen over jouw producten en/of diensten.

Direct adverteren